Seguridad en las oficinas: Identificación y control de los riesgos laborales

Aspecto de la vida en la oficina

En nuestra vida diaria, es común pasar largas horas en entornos de oficina, trabajando frente a una pantalla o realizando tareas administrativas. A menudo, no somos conscientes de los peligros que pueden acechar en estos espacios aparentemente seguros. Sin embargo, la seguridad y la salud laboral son responsabilidades que todos debemos asumir. En este artículo exploraremos los peligros más comunes en las oficinas y discutiremos medidas de control para prevenir accidentes y promover un entorno de trabajo seguro y saludable.

Peligros comunes en oficinas

1. Ergonomía inadecuada: Una postura incorrecta durante largas horas de trabajo puede llevar a problemas musculoesqueléticos y lesiones. El uso de mobiliario ergonómico, la adopción de posturas correctas y la realización de pausas activas pueden ayudar a prevenir estos riesgos.
2. Condiciones de iluminación inadecuadas: La iluminación inadecuada puede causar fatiga visual, dolores de cabeza y reducir la productividad. Asegurar una iluminación adecuada y evitar el deslumbramiento mediante la ubicación estratégica de luces y la utilización de lámparas de escritorio regulables puede mejorar el ambiente de trabajo.
3. Riesgos eléctricos: Cables sueltos, enchufes sobrecargados y equipos defectuosos aumentan el riesgo de incendios y descargas eléctricas. Inspecciones regulares, el uso de regletas de protección contra sobretensiones y la capacitación del personal en el uso seguro de equipos eléctricos son medidas fundamentales para controlar estos peligros.
4. Incendios: Una oficina desordenada, cables eléctricos mal gestionados y la falta de rutas de escape claras pueden aumentar el riesgo de incendios. Mantener despejadas las salidas de emergencia, instalar detectores de humo y realizar simulacros periódicos de evacuación son medidas esenciales para la prevención de incendios y la seguridad de todos los trabajadores.
5. Riesgos de tropiezos y caídas: Cables sueltos, alfombras mal colocadas y superficies resbaladizas pueden causar accidentes. La organización adecuada de los cables, el uso de alfombras antideslizantes y el mantenimiento regular de las áreas de trabajo pueden minimizar estos riesgos.
6. Exposición a sustancias peligrosas: En algunas oficinas, puede haber productos químicos como limpiadores, pegamentos o solventes, que pueden ser perjudiciales para la salud. Almacenar y utilizar estos productos de forma segura, proporcionar equipos de protección personal (EPP) adecuados y capacitar a los empleados sobre su manejo seguro son medidas clave para controlar estos riesgos.
7. Condiciones de temperatura y ventilación: La temperatura y la ventilación inadecuadas pueden generar incomodidad y afectar la salud de los empleados. Mantener un control adecuado de la temperatura y la ventilación, realizar el mantenimiento regular de los sistemas de climatización y fomentar la comunicación entre empleados y empleador pueden contribuir a un entorno de trabajo más saludable.
8. Estrés laboral: El estrés laboral puede afectar negativamente la salud mental y física de los trabajadores. Fomentar una cultura de trabajo equilibrada, establecer plazos realistas, ofrecer programas de apoyo y recursos para la gestión del estrés y promover la comunicación abierta pueden ayudar a reducir los niveles de estrés en la oficina.
9. Violencia en el lugar de trabajo: La violencia en el lugar de trabajo, ya sea física o verbal, es un problema serio que puede afectar la seguridad y el bienestar de los empleados. Establecer políticas y procedimientos claros para prevenir y abordar la violencia, brindar capacitación en comunicación efectiva y resolución de conflictos, y fomentar un entorno de trabajo inclusivo y respetuoso pueden contribuir a prevenir estos riesgos.
10. Riesgos biológicos: Los archivos, sobre todo en las administraciones públicas aunque no exclusivamente de ellas, que datan de décadas de antigüedad ,pueden presentar un verdadero riesgo a la salud de los usuarios de esta información. La acumulación de materia orgánica (papel) sumado a ambientes húmedos y/o poco ventilados suele facilitar la proliferación de microorganismos. La manipulación de la documentación contamianda por estos suele producir afecciones respiratorias, infecciones dermatológicas, oculares y alergias.

Medidas de control de riesgos en oficina

1. Concienciación y formación: Promover la conciencia de los peligros y la importancia de la prevención de riesgos laborales mediante campañas de sensibilización y capacitaciones regulares. Educar a los empleados sobre los riesgos específicos en su entorno de trabajo y proporcionarles las habilidades necesarias para identificar y abordar los peligros.
   Esta medida, a veces pasa un poco desapercibida, pero una persona sola no construye un edificio y si cada quien va dejando elementos que representan riesgos, solo es cuestión de sentarse a esperar que alguien llame para avisar de un incidente. Si realmente deseamos evitar accidentes, todos deben saber que un cajón abierto representa un riesgo de accidentes.
2. Evaluación de riesgos: Realizar evaluaciones de riesgos regulares para identificar y analizar los peligros presentes en la oficina. Estas evaluaciones ayudarán a priorizar las medidas de control y a establecer un plan de acción efectivo.
   Si bien en un principio las oficinas no eran evaluadas, quizás porque su riesgo aparentaba inexistente frente a los riesgos de una industria, no son pocos los percances sufridos por los trabajadores de estos puestos. Evaluarlos es fundamental, además de obligatorio en muchos países.
   En la actualidad existen diversas guías para realizar la evaluación. En algunos casos se han desarrollado listas de control aplicadas directamente sobre la normativa, en otros casos se han desarrollado métodos específicos como el método ROSA (ver apartado Guías mas abajo).
3. Implementación de medidas preventivas: Aplicar medidas específicas para cada peligro identificado, como proporcionar mobiliario ergonómico, garantizar una iluminación adecuada, mantener los equipos eléctricos en buen estado, mantener las áreas de trabajo limpias y ordenadas, almacenar y utilizar sustancias peligrosas de forma segura, y establecer procedimientos claros de evacuación en caso de incendio.
   Quizás parece algo obvio que se deban aplicar medidas preventivas, no obstante, si estas acciones caen en el plan global de medidas preventivas de la empresa, probablemente nunca se implementen. Estas medidas corren riesgo de ser subvaloradas en un plan global y por tanto quedarán a la cola de las acciones de mejora. Lo mejor sería llevar un plan de mejoras propio del sector administrativo o del área de gestión. De este modo nos aseguraremos que las acciones estén presentes al momento de revisar el plan.
4. Participación activa de los empleados: Involucrar a los empleados en la identificación y control de riesgos a través de programas de participación y sugerencias. Fomentar la comunicación abierta para que los empleados informen sobre posibles riesgos o mejoras en materia de seguridad.
   Este es un punto no menor dentro de las medidas de control, ya que desafortunadamente, no basta con conocer los riesgos. Si los trabajadores no son parte activa del cambio, de identificar los riesgos y corregirlos en el momento, será imposible lograr un ambiente seguro. Muchas veces, son ellos mismos quienes generan los riesgos al dejar cajones abiertos u «olvidar» objetos en los pasillos, ¿qué mejor que un compañero que le recuerde no dejar eso allí? Esperar a que pase el prevencionista para que lo observe, no resulta ser la mejor idea.
5. Revisión y mejora continua: Realizar auditorías periódicas de seguridad y evaluar la efectividad de las medidas de control implementadas. Realizar ajustes y mejoras en función de los resultados y las necesidades cambiantes.
   Aquí si es importante la función del prevencionista y porque no, de alguna autoridad de la propia organización que planifique un control para asegurar que las acciones están siendo implementadas.

Guías de evaluaciones de puestos de trabajo en oficinas

A continuación se mencionan algunas herramientas útiles para evaluar los puestos de trabajo en oficinas:

1. REBA (Rapid Entire Body Assessment): Es una herramienta para evaluar rápidamente los riesgos ergonómicos en los puestos de trabajo. Ayuda a identificar los factores de riesgo relacionados con la postura, la fuerza y los movimientos repetitivos. Puedes acceder a ella en el siguiente enlace: http://reba.ws/
2. RULA (Rapid Upper Limb Assessment): Esta herramienta se enfoca en evaluar los riesgos ergonómicos específicos de los miembros superiores, como brazos, hombros y cuello. Proporciona una puntuación basada en la postura y los movimientos realizados durante las tareas. Puedes encontrar más información en: https://www.hse.gov.uk/legacy/pUbns/priced/hsg245.pdf
3. Checklist Ergonomía Oficinas: Es una lista de verificación proporcionada por la Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo (EU-OSHA) que aborda los aspectos ergonómicos y de seguridad en los entornos de oficina. Puedes descargarla en el siguiente enlace: https://osha.europa.eu/es/tools-and-publications/checklists/eu-osha-checklist-ergonomics-in-office-work
4. HSE Display Screen Equipment (DSE) Checklist: Proporcionada por la Health and Safety Executive (HSE) del Reino Unido, esta lista de verificación se centra en la evaluación de los riesgos asociados con el uso de equipos de visualización de pantallas, como monitores de computadora. Puedes acceder a ella en: https://www.hse.gov.uk/pubns/ck1.pdf
5. NIOSH Lift Equation: Esta herramienta desarrollada por el Instituto Nacional para la Seguridad y Salud Ocupacional (NIOSH) de Estados Unidos se utiliza para evaluar los riesgos asociados con el levantamiento de cargas en el entorno de trabajo. Proporciona una guía para determinar los límites seguros de peso y las condiciones adecuadas de levantamiento. Puedes obtener más información en: https://www.cdc.gov/niosh/docs/94-110/
6. Método ROSA: Herramienta desarrollada por el Instituto de Salud y Seguridad Ocupacional de los Países Bajos (TNO) para evaluar rápidamente los riesgos ergonómicos en los puestos de trabajo de oficina. Se centra en los factores que pueden causar fatiga visual, trastornos musculoesqueléticos y estrés psicosocial.
   https://www.tno.nl/en/focus-area/healthy-living/roadmaps/rosa-method/

Conclusión

La seguridad y la salud en el trabajo son responsabilidades compartidas. Todos podemos contribuir a crear un entorno laboral seguro y saludable al identificar y controlar los peligros presentes en nuestras oficinas. Al implementar medidas preventivas y promover una cultura de seguridad, podemos proteger a los empleados y fomentar un ambiente de trabajo productivo. Recordemos que el cambio comienza con la concienciación y la acción, ¡hagamos de nuestras oficinas lugares seguros para todos!

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